Planejamento de vendas: como executá-lo com qualidade?

Em momentos de crise muitas empresas começa a rever seu planejamento de vendas e buscam constantemente realizar ajustes no seu planejamento, um dos itens mais importante é a analise da  capacidade operacional do time comercial. Ao analisar as taxas de conversão, número de MQLs e SQLs dias, Novos clientes por mês e ticket médio, é possível verificar qual é o faturamento que pode ser atingido.
Vamos trabalhar o cenário da empresa Brasil LTDA. Imagine o seguinte funil por exemplo:
Essa é a capacidade máxima de produção do time comercial da Brasil LTDA, com 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas, dada uma taxa de conversão média de 30%, que já é muito alta comparada com a média de mercado.

Com um ticket médio de R$ 3.000,00, o acréscimo de MRR seria de R$ 21.000, o que no ano significaria os seguintes números:
1. Janeiro: R$ 252.000 de ARR;
2. Fevereiro: R$ 231.000 de ARR;
3. Março: R$ 210.000 de ARR;
4. Abril: R$ 189.000 de ARR;
5. Maio: R$ 168.000 de ARR;
6. Junho: R$ 147.000 de ARR;
7. Julho: R$ 126.000 de ARR;
8. Agosto: R$ 105.000 de ARR;
9. Setembro: R$ 84.000 de ARR;
10. Outubro: R$ 63.000 de ARR;
11. Novembro: R$ 42.000 de ARR;
12. Dezembro: R$ 21.000 de ARR.

Dentro do ano, a entrada de novas receitas na capacidade máxima do time da Brasil LTDA seria de R$ 1.638.000, o que não é ruim, dependendo do tamanho da empresa, é muito bom inclusive.
Mas, qualquer meta acima disso, necessitaria de um time maior ou aumentar bastante o ticket médio e taxas de conversão – algo muito difícil quando ela já está em 30%. A conclusão que chegamos é: para dobrar o ARR, seria preciso também dobrar o time!

Agora imagine que a meta estipulada pela diretoria seja de R$ 3.276.000,00. É necessário abrir um processo seletivo urgentemente para tornar o alcance do resultado proposto factível!
Então, vamos ao processo seletivo!
Primeira etapa pós definição de meta: contratar
Já sabemos quantos reais queremos ganhar no final do ano. Agora, precisamos contratar as pessoas certas para as vagas.

É preciso definir qual o perfil ideal para cada uma das funções que serão abertas. Como a Brasil LTDA precisará de 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas, sei que será necessário pelo menos 3 semanas para escolher os candidatos certos.
Então, já sei que em janeiro (sim, estamos contando que o ano começou agora) não será possível bater a meta do mês.

O valor necessário de ARR dos contratos fechados em janeiro precisaria ser de R$ 504.000, mas foi possível atingir apenas R$ 252.000.
Então, esse gap precisará ser retirado durante o restante do ano. A partir de fevereiro, seria necessário vender R$ 21.000 a mais por mês para compensar essa perda, além da necessidade de contratar mais pessoas e treiná-las.
Percebeu como um modelo em cascata já teria desabado nesse cenário? As metas fixadas por mês são totalmente insustentáveis. Só por esse mês de gap, seria necessário a contratação de mais dois vendedores e mais um SDR, pelo menos – levando em conta que não será vendido nenhum Outlier.
A vantagem do SCRUM é que as micro metas – a semanal e diária – são alteradas para atingirmos o resultado final.

Mas voltando ao ponto, agora que já contratamos novos membros para o time da Brasil LTDA e readaptamos a meta, já podemos começar a pensar na execução dos processos e treinamento.
Segunda etapa pós definição de meta: treinamento
Falei que o tempo de contratação médio varia de 2 a 3 semanas, certo leitor?! Também disse que a meta já seria readaptado para fevereiro.
Agora você pode estar se perguntando: como diabos treinar um time tão rápido? No planejamento, devemos ter bem definido o tempo médio para capacitação da equipe.
Na Piattino  e também em nossos clientes, o tempo médio de treinamento varia de uma a duas semanas, no máximo.
Como somos definitivamente contra ensinar conteúdos que não serão utilizados durante o processo e são apenas de cunho teórico, utilizamos a lógica de Pareto.
Pegamos os 20% do treinamento que gera 80% do conhecimento e ensinamos os novos membros do time.
Esses 20% vão desde o discurso comercial a ser utilizado até como funciona o fluxo de cadência!
Após eles começarem a executar as atividades é que aplicamos os outros 80% do treinamento.
Lembrando que tudo isso é feito tendo em vista o planejamento em venda. Para a Brasil LTDA cumprir o gap de um mês, é necessário fazer o time performar o mais rápido possível, então, o treinamento deve ser alinhado a essa necessidade.
Terceira etapa pós definição de meta: execução
Quando falamos execução nesse tópico, não queremos dizer que nada foi feito enquanto novos membros eram contratados e treinados.
As atividades continuaram sendo desempenhadas, mas, agora sim todas as engrenagens começarão a participar do processo.
Os novos membros serão apresentados às ferramentas utilizadas no processo, como o Pipedrive, Yesware, dentre outras, para começar a prospectar, qualificar e vender.
Dessa forma, a Brasil LTDA já começa a suprir o gap que ficou do mês de janeiro e o time passa a ficar mais perto de atingir a meta final proposta.
Com um simples alinhamento entre capacidade operacional e objetivos financeiros, passou a ser totalmente possível bater todos os resultados propostos, algo que na estrutura anterior – 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas –  seria impossível.
Agora, basta o gestor acompanhar de perto o time e verificar se as atividades estão sendo desempenhadas tal como foram propostas, para corrigir qualquer problema e evitar qualquer impedimento!
Planejamento de vendas é uma ciência, então, use menos o coração!
Falamos nesse artigo quais são os problemas que afetam o seu planejamento de vendas e também como ele deve ser realizado, mas, um ponto passou batido.
Se ele for mal feito, o resultado será sentido pelo resto do ano dentro da sua empresa. O caso que simulamos, da Brasil LTDA, é o melhor dos cenários.
Nele, toda diretoria entende que é necessário contratar mais, o processo seletivo ocorre sem problemas e o time contratado se adapta rapidamente a cultura da empresa.

Mas, a realidade não é assim. É comum gestores manterem no seus times executivos de vendas que não estão performando muito bem, apenas pela proximidade afetiva, além de contratações serem postergadas para o futuro, fato que pode ocorrer devido a limitação do budget da área comercial.
Duas realidades que devem ser vistas pela empresa são: é mais do que necessário separar o pessoal do profissional e também, quem quer crescer, terá que gastar – a não ser que o caixa esteja zerado!
Você pode montar o melhor planejamento do mundo e depois executá-lo muito mal. Lembre-se que uma boa ideia sem execução não vale nada!

Por isso, ao montar o seu planejamento de vendas, tente eliminar seus preconceitos e insegurança.
O mercado não irá esperar você se decidir ou muito menos perdoar uma decisão pautada em orgulho!!!
E sua empresa, como tem feito o planejamento de vendas? Já percebeu que muitos dos erros citados em nosso texto podem estar sendo cometidos dentro do seu negócio, não é mesmo leitor?!