Como fazer evento corporativo de sucesso.

Eventos são acontecimentos planejados e excelentes instrumentos de comunicação corporativa e marketing, pois estimulam a interação entre empresas e seus públicos de interesse. Por isso, são entendidos como um facilitador em que os stakeholders – públicos-alvo – conseguem ter uma experiência positiva com o serviço/produto oferecido pela empresa e encontrar a solução ideal para seu desafio. Existem inúmeros tipos de eventos – sociais, de negócios, culturais, esportivos ou internos. Os eventos corporativos possuem diferentes modalidades como confraternizações, coquetéis, conferências, simpósios, seminários, workshops, palestras, webinários, teleconferências e convenções. Com tantos formatos à disposição, pode haver dúvidas na hora de definir que tipo de evento corporativo será o mais indicado para sua empresa ou negócio. Dessa maneira, é importante conhecer as diferenças e as especificidades de cada um para que você escolha aquele que se encaixa em sua necessidade e que, principalmente, atraia o público correto.

Uma boa dica é contratar uma agência de eventos especializada para cuidar do seu evento. O trabalho envolve quatro fases principais: concepção e planejamento; seleção de fornecedores qualificados; execução (pré, durante e pós evento); avaliação e relatórios.

Na concepção, são levantados o maior número possível de elementos que colaborem com a criação do evento, como a identificação dos objetivos, nome, público esperado, local, formato, resultados a serem alcançados, materiais a serem produzidos (convites, folders, pastas e brindes), mailings e follow up, equipamentos técnicos, decoração, cenografia, sonorização, buffet, mestre de cerimonias, recepcionistas etc.

No planejamento é preciso levantar orçamentos, definir cronograma de datas e responsabilidades, check list, roteiro, apresentações, discursos, cerimonial (se for necessário) e todas as demais ações. O planejamento deve prever todas as etapas do evento, incluindo a divulgação e follow up com convidados. Um evento de sucesso é aquele que cumpre seus objetivos e tem a adesão esperada ou expectativas superadas.

A correta seleção de fornecedores é outro item fundamental. Todos já tiveram, seja como convidado ou como organizador, uma experiência negativa com a fila na recepção, o som que falha, o local inadequado, comida ou o atendimento que não agradam. Todo evento tem o risco de apresentar falhas técnicas, mas boas escolhas e uma coordenação rigorosa conseguem evitar problemas sérios que possam comprometer a imagem do organizador.

A execução é uma etapa intensa e requer muita dedicação e comprometimento, já que tudo deve funcionar conforme o planejado, com funções e tarefas delegadas e supervisionadas. É preciso cuidar do receptivo, credenciamento, contato com a imprensa, passagem de som, entre outros detalhes. A equipe deve trabalhar em sinergia, seguindo as instruções dadas pelo produtor responsável. No cerimonial, por exemplo, normas e regras devem ser observadas, respeitando-se a presença das autoridades, personalidades e convidados. Os ensaios são bem-vindos no pré-evento, minimizando riscos.

Durante o evento, eventuais falhas podem ser corrigidas sem que os convidados percebam. A atenção aos detalhes é essencial e isto vale para eventos presenciais e online (webinários, teleconferências).

O pós-evento exige a avaliação criteriosa das atividades e resultados, a partir da realização de pesquisas de satisfação que possibilitam o aperfeiçoamento dos trabalhos e atividades para eventos futuros. Aconselha-se que seja enviada uma carta de agradecimento a todos os envolvidos, inclusive aos fornecedores, pela contribuição ao sucesso conquistado, pois é importante prestigiar as equipes.

Com o desenvolvimento da tecnologia, conseguimos ultrapassar barreiras e fazer com que um evento aconteça simultaneamente em lugares diferentes. As ferramentas disponíveis permitem que as pessoas acompanhem ao vivo um vídeo e/ou áudio – como o Skype, FaceTime, Google Hangout, Periscope.

Ao atingir um público maior, independente da localização de cada um, há economia de tempo e recursos com deslocamento, tanto para a empresa organizadora quanto para o público. Contudo, o evento online muitas vezes não atende aos interesses de promover um contato próximo com os participantes. Há que se avaliar o custo x benefício de cada modalidade, tendo em vista os objetivos a serem alcançados.

Se os eventos precisam atrair as pessoas certas, é preciso antes de mais nada entender melhor suas expectativas a partir do conceito das buyer personas. A Piattino  atua com diversas soluções de RSVP desde Telemarketing ativo e gestão de e-mail de confirmação.

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